Skyen kaller: Gode råd for en knirkefri overgang til ditt nye ERP

11/3/21
Skyen kaller: Gode råd for en knirkefri overgang til ditt nye ERP

Endringer kan virke overveldende. Denne fremgangsmåten gjør veien til ditt nye økonomisystem både enklere og mer lønnsom.

Vi kjenner nok alle noen som har holdt det gående med eldre teknologi i overkant lenge. Fasttelefonen har fortsatt sitt marked, og flere titalls tusen nordmenn betaler regningene sine ved hjelp av telegiro eller andre analoge betalingsmetoder. Det til tross for at nettbank gjorde sitt inntok i det norske markedet for mer enn 20 år siden. 

Det er mange grunner til at vi kvier oss for å gjøre inngripende endringer. Trolig føles det tryggere å holde seg til det kjente, spesielt når det er snakk om essensielle funksjoner som bank og økonomi. Det er likevel ikke risikofritt å holde seg i fortiden. Nedsiden er begrenset for den enkelte, men en virksomhet som henger etter kan miste mye av konkurranseevnen. 

Ikke utsett det uunngåelige. Skyen er fremtiden, og med godt forarbeid sikrer du maksimalt utbytte fra overgangen, samtidig som du reduserer risikoen for kostbar nedetid. Slik går du frem.

Sett av tilstrekkelig med tid, og vær klar til å bidra

Du blir ikke sprek bare av å ansette en personlig trener; du må gjøre din del av jobben. Mye av det samme gjelder for en virksomhet som ønsker hjelp til å bytte økonomisystem. Den som engasjerer en rådgiver for å få hjelp til overgangen, må være oppmerksom på at et slikt prosjekt krever tid og eierskap fra ledelsen. Vi kan få til veldig mye sammen, men det krever dedikasjon fra begge parter.

«Det hjelper ikke å ha et bedre verktøy, hvis du bruker det feil.»

I tillegg til ledelsen, vil det nesten alltid være behov for å involvere andre nøkkelpersoner i virksomheten. For en periode må du frita dem fra enkelte andre gjøremål; opplæring og forståelse av de nye verktøyene er avgjørende for å lykkes med overgangen. 

Det kan være fristende å sette sin lit til at teknologien i seg selv er nok, men i virkeligheten er det ikke helt slik. Vi pleier å si at det ikke hjelper å ha et bedre verktøy hvis du bruker det feil. Første bud er derfor å gjøre overgangen til et høyt prioritert prosjekt, og forsone seg med at det krever tid og ressurser for å lykkes. 

Oversikt gir den store aha-opplevelsen 

Når sist gjorde dere en analyse av hvordan dere jobber, og hva dere bruker tid på? Noe av det første vi gjør som rådgivere er å bevisstgjøre kunden på nåsituasjonen. Det gir dem som regel en aha-opplevelse. 

Mange har grodd fast i rutiner, mer eller mindre bevisst. Andre steder er det kanskje nettopp mangelen på rutiner som er problemet. Som rådgivere har vi oversikt over hvilke muligheter teknologien byr på, og hvordan våre kunder kan og bør jobbe. Det er to ting vi alltid jobber for å få til i et prosjekt:

  • Standardisere der det er mulig
  • Automatisere der det er mulig

Vi tar utgangspunkt i det du ønsker å oppnå. Deretter jobber vi sammen for å fjerne flaskehalser og tungvinte rutiner. Resultatet er at du får mer tid til oppgaver som faktisk gir verdi.

Les og se video: Deli De Luca Distribunal gikk over til et nytt ERP-system

Ha kontroll på grunndataene dine

Grunndata er alle dataene som ligger i et økonomisystem. Det er fellesbetegnelsen på informasjon om kunder, leverandører, varer, priser og andre driftskritiske kategorier. Mangelfull kontroll på disse dataene kan bli en hemsko for den daglige driften.

Feil grunndata kan for eksempel føre til feilplukk på lageret. Dersom du benytter håndterminaler og skal skanne en vare, men får en strekkode som gjelder en hel kasse – og ikke per enhet – plukker du feil antall. Andre konsekvenser kan være feilprising eller -rabattering til kunden, etterslep i prisjusteringer eller avvik i fakturahåndteringen.

Gode grunndata er en forutsetning for å automatisere slik du ønsker. 

Det finnes nok av eksempler. Har du feil eller mangelfulle grunndata får du enten ikke utført en prosess, eller du går glipp av effektiviseringsmuligheter. Gode grunndata er en forutsetning for å automatisere slik du ønsker.

Vær bevisst på hva du ønsker å oppnå (definer mål)

Det virker kanskje innlysende, men det er viktig å være bevisst på hva målet med endringen egentlig er. Noen ganger møter vi litt vage intensjoner, noe som gjør gevinstrealiseringen vanskeligere. Da tar vi en runde med kunden og identifiserer ett eller flere tydelige mål. Slik får vi som rådgiver en rettesnor for hvordan vi skal bidra til å løse oppgaven, og du som kunde får noe å strekke deg etter. 

Eksempler på mål kan være å:

  • Effektivisere ordrehåndteringen 
  • Skape en smidig flyt mellom systemene 
  • Forbedre rapporteringen mellom de ulike rollene i organisasjonen
  • Få muligheter for å jobbe fra andre lokasjoner

Ikke gjør for mye på én gang

Virksomheter er komplekse og de fleste har lyst til å rette opp i mange ting når de først er i gang. Det er imidlertid umulig å endre på alt.

Ta hensyn til hva bedriften kan gape over
uten at det skal gå ut over ordinær drift.

For oss rådgivere er noe av jobben å hjelpe dere med å prioritere. Gjennom kartleggingen vi gjør i starten, ser vi hvordan dere jobber, og er ekstra oppmerksomme på hva dere bruker mest tid på. Da gir gjerne prioriteringene seg selv, men ikke alltid. Vi vurderer også følgende:

  • Hvor omfattende er det å få til endringen?
  • Hvordan ser kost/nytte-bildet ut? 

Som hovedregel velger vi tiltakene som gir mest for minst innsats. Et godt eksempel på dette er Deli de Luca Distribunal og deres overgang til skyen. De brukte mest tid på ordrehåndtering, ergo ble hovedmålet å redusere dette. For andre kunder vil det kanskje gi mening å begynne med lagerrutinene (fase 1), og deretter sette opp ordreportal og nettbutikk (fase 2). 

Prioriteringen bør også ta hensyn til hva bedriften kan gape over uten at det skal gå ut over ordinær drift. Hvem kan dere være foruten i denne perioden? Det er viktig å vurdere hele bildet.

God endringsledelse gir velorganisert overgang

Dere bør ha en oversikt over hvem som skal gjøre hva til hvilket tidspunkt. Det er lurt å involvere hele organisasjonen; sørg for at alle forstår sin rolle og hva dere ønsker å oppnå. Hvis dette høres ut som endringsledelse, så er det fordi det er akkurat det det er. 

Når alle forstår hvorfor prosjektet skal gjennomføres, er det lettere å stå i de mer utfordrende periodene. Vær tydelig på hva dere ønsker å oppnå og pass på at alle føler eierskap til endringen. Før du vet ordet av det, er alt og alle trygt på plass i skyen. 

Lykke til på reisen!

New call-to-action